Wie lange muss ich Therapiedokumentation aufbewahren?
Die Regelfrist für die Patientenakte beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Wann die Frist beginnt, wann Sie länger aufbewahren müssen und was nach Fristablauf gilt.
Die gesetzliche Regelfrist für die Patientenakte beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Das schreibt § 630f Abs. 3 BGB vor, und die Berufsordnungen der Psychotherapeutenkammern übernehmen diese Frist nahezu wortgleich. Länger aufbewahren müssen Sie nur in bestimmten Sonderfällen, dazu weiter unten mehr. Eine Vorbemerkung vorweg: Dieser Beitrag ordnet den Rechtsstand von Juli 2026 fachlich ein, er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Patientenakte / Behandlungsakte | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung | § 630f Abs. 3 BGB |
| Akte bei erhöhtem Haftungsrisiko, etwa bei minderjährigen Patient:innen | Empfohlen 30 Jahre, keine gesetzliche Pflicht nach § 630f BGB | § 199 Abs. 2 BGB, Empfehlung der KVNO |
| Geschäftsunterlagen, zum Beispiel Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Die gesetzliche Grundlage: § 630f BGB und die Berufsordnung
§ 630f Abs. 3 BGB formuliert es so: "Der Behandelnde hat die Behandlungsakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen." Der Gesetzgeber hat den Begriff mit einer BGB-Reform, die seit Februar 2026 in Kraft ist, von "Patientenakte" auf "Behandlungsakte" umgestellt. Die Muster-Berufsordnung der Psychotherapeut:innen spricht weiterhin von der "Patientenakte", inhaltlich meinen beide dasselbe. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob Sie in Papierform oder elektronisch dokumentieren.
Im Berufsrecht steht dieselbe Regel noch einmal. Die Muster-Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer verlangt in § 9 Abs. 3: "Die Dokumentationen nach Absatz 1 sind zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit sich nicht aus gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer ergibt." Die Landespsychotherapeutenkammern setzen das in ihren jeweiligen Berufsordnungen inhaltsgleich um. Was inhaltlich in die Akte gehört und wie viel Zeit die laufende Dokumentation kostet, haben wir im Beitrag Therapiedokumentation: Pflicht, Umfang und Zeitaufwand beschrieben.
Wann beginnt die Frist zu laufen?
Die zehn Jahre beginnen mit dem Abschluss der Behandlung, nicht mit der einzelnen Sitzung. Gemeint ist das Ende des gesamten Behandlungsverhältnisses: Solange eine Patientin oder ein Patient bei Ihnen in laufender Betreuung ist, läuft die Frist für die gesamte Akte noch nicht. Erst wenn die Behandlung endgültig beendet ist, etwa weil die Therapie abgeschlossen wurde oder die Person die Praxis verlassen hat, beginnt die zehnjährige Aufbewahrung zu zählen.
Das hat eine praktische Konsequenz. Kommt eine ehemalige Patientin Jahre später mit einem neuen Anliegen zurück, sollten Sie die alte Akte nicht vorschnell vernichten, wenn die neue Behandlung fachlich an die frühere anknüpft. Prüfen Sie im Einzelfall, ob es sich um eine eigenständige, abgeschlossene Behandlung handelt oder um eine Fortsetzung.
Wann Sie länger aufbewahren müssen: die Sonderfälle
§ 630f Abs. 3 BGB öffnet die Regelfrist ausdrücklich für andere Vorschriften mit längeren Fristen. In der psychotherapeutischen Regelversorgung greifen die klassischen Beispiele aus anderen Heilberufen, etwa die 30-jährige Frist für Röntgenbehandlungen nach § 85 Abs. 2 StrlSchG, in aller Regel nicht. Zwei andere Sonderfälle sind für die eigene Praxis dagegen relevant.
Was gilt bei minderjährigen Patient:innen und erhöhtem Haftungsrisiko?
Der erste Sonderfall betrifft Behandlungen von Minderjährigen und generell Fälle mit erhöhtem Haftungsrisiko. Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Freiheit verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB unabhängig von Kenntnis erst nach 30 Jahren ab der Handlung.
Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein rät deshalb: "Kommt es beispielsweise zu einem Gerichtsverfahren, in dem Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden, sollte die Dokumentation wegen der geltenden Verjährungsfristen 30 Jahre lang aufbewahrt werden." Das ist keine Pflicht aus § 630f BGB, sondern eine Empfehlung aus Haftungssicht. Die KVNO bezieht diese Empfehlung allgemein auf Haftungsfälle, nicht ausdrücklich auf Minderjährige. Der Bezug zu jungen Patient:innen ist unsere eigene Einordnung: Bei ihnen bleibt das Haftungsfenster faktisch am längsten offen. Wer eine solche längere Aufbewahrung erwägt, sollte die Entscheidung dokumentieren, denn sie muss sich datenschutzrechtlich begründen lassen.
Was gilt bei einem laufenden Verfahren?
Der zweite Sonderfall ist ein laufendes Verfahren. Steht eine Behandlung im Streit, sei es vor einer Schlichtungsstelle, der Kammer oder einem Gericht, darf die zugehörige Akte nicht vernichtet werden, solange sie als Beweismittel gebraucht wird. Das gilt auch dann, wenn die reguläre Zehn-Jahres-Frist zwischenzeitlich abläuft. Gerichte werten eine vorzeitige Vernichtung nach Kenntnis eines Verfahrens tendenziell zu Lasten der behandelnden Person. Anders als beim Haftungsrisiko gibt es hierfür keine feste Jahreszahl: Maßgeblich ist allein, wie lange die Akte als Beweismittel benötigt wird, und das kann je nach Dauer des Verfahrens auch deutlich über die zehn Jahre aus § 630f BGB hinausgehen.
Wie die digitale Aufbewahrung aussehen muss
Für elektronisch geführte Akten gelten dieselben Fristen wie für Papierakten, aber zusätzliche technische Anforderungen.
Welche technischen Anforderungen gelten für elektronische Patientenakten?
§ 9 Abs. 1 MBO-PT verlangt, dass Berichtigungen und Änderungen nur zulässig sind, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen wurden, ausdrücklich auch für elektronisch geführte Patientenakten. Ihre Software muss also einen nachvollziehbaren Änderungsverlauf führen, keine stillen Überschreibungen.
§ 10 MBO-PT ergänzt die Datensicherheit: erhobene Daten müssen sicher verwahrt und gegenüber unbefugtem Zugriff geschützt sein, auch bei elektronischer Speicherung, und die jeweils aktuellen Sicherheitsstandards sind einzuhalten. Für Gesundheitsdaten als besondere Kategorie personenbezogener Daten kommen die technisch-organisatorischen Maßnahmen aus Art. 32 DSGVO hinzu: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Backups, die sicherstellen, dass die Akte über die volle Zehn-Jahres-Frist lesbar und vollständig bleibt, auch bei einem Wechsel der Praxissoftware.
Was gilt beim Einsatz von KI-Werkzeugen in der Dokumentation?
Wo KI-Werkzeuge in der Dokumentation mitarbeiten, etwa bei der Transkription von Sitzungen, gelten dieselben Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln für die daraus entstehenden Texte. Was dabei erlaubt ist und wo die Grenzen liegen, ordnen wir im Beitrag KI in der Therapie: Was ist erlaubt und was nicht? ein. Ein Werkzeug wie clarathy betreibt die Software auf zertifizierten Servern in Deutschland und deidentifiziert die Inhalte vor jedem KI-Abruf, entfernt also Namen; die fachliche Verantwortung für die Akte bleibt bei Ihnen. Dieselben Anforderungen an Änderungsverlauf und Datensicherheit gelten auch dann, wenn KI-Werkzeuge an der Dokumentation mitwirken, denn die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den fertigen Akteninhalt, unabhängig davon, wie er entstanden ist.
Was nach Ablauf der Frist gilt
Ist die Zehn-Jahres-Frist abgelaufen und besteht kein anderer Aufbewahrungsgrund mehr, greift der datenschutzrechtliche Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: personenbezogene Daten dürfen nicht länger vorgehalten werden, als es der Zweck erfordert. Aus Art. 17 DSGVO folgt die Pflicht zur Löschung, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Eine Ausnahme besteht, solange die Daten noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden, etwa in den oben beschriebenen Haftungsfällen.
In der Praxis bedeutet das: Papierakten gehören nach Fristablauf in eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung, nicht in den Papierkorb. Elektronische Akten müssen tatsächlich gelöscht werden, inklusive Backups, sobald deren Aufbewahrungszyklus abläuft, ein bloßes Ausblenden in der Software reicht nicht. Wer die Vernichtung an einen externen Dienstleister delegiert, muss diesen vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichten, denn die Schweigepflicht nach § 203 StGB endet nicht mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist.
Fazit
Die Regel ist einfach zu merken: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, gerechnet ab dem Ende des gesamten Behandlungsverhältnisses. Komplizierter wird es nur in zwei Fällen, bei erhöhtem Haftungsrisiko und bei laufenden Verfahren, und beide lassen sich mit etwas Vorlauf sauber handhaben. Wer die Fristen für viele Akten gleichzeitig im Blick behalten muss, profitiert von einer Praxissoftware, die Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Änderungsverlauf von Anfang an mitdenkt, statt sie händisch nachzuhalten. Den größeren Zusammenhang der Dokumentationspflicht insgesamt haben wir im Doku-Leitfaden zusammengefasst.
FAQ
Wie lange muss ich die Patientenakte nach Abschluss der Therapie aufbewahren?
Die Regelfrist beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Das schreibt § 630f Abs. 3 BGB vor, die Berufsordnungen der Psychotherapeutenkammern übernehmen dieselbe Frist. Sie gilt für Papierakten wie für elektronische Akten gleichermaßen, sofern keine andere Vorschrift eine längere Frist verlangt.
Wann genau beginnt die Zehn-Jahres-Frist?
Die Frist beginnt mit dem Abschluss der Behandlung, also mit dem Ende des gesamten Behandlungsverhältnisses, nicht mit einzelnen Sitzungen. Solange eine Person noch in laufender Behandlung ist, läuft die Frist für ihre Akte nicht. Bei wiederaufgenommenen Behandlungen ist im Einzelfall zu prüfen, ob es sich um eine Fortsetzung handelt.
Muss ich bei minderjährigen Patient:innen länger aufbewahren?
Eine gesetzliche Sonderfrist für Minderjährige gibt es in § 630f BGB nicht. Weil Schadensersatzansprüche wegen Gesundheitsschäden nach § 199 Abs. 2 BGB aber erst nach 30 Jahren verjähren, wird in solchen Fällen aus Haftungssicht oft eine längere Aufbewahrung als die gesetzlichen zehn Jahre empfohlen.
Darf ich die Akte löschen, wenn noch ein Streit über die Behandlung läuft?
Nein. Solange eine Akte in einem laufenden Verfahren, etwa vor Gericht oder einer Schlichtungsstelle, als Beweismittel gebraucht wird, darf sie nicht vernichtet werden, selbst wenn die reguläre Zehn-Jahres-Frist zwischenzeitlich endet. Eine vorzeitige Vernichtung nach Kenntnis des Verfahrens kann sich gerichtlich nachteilig auswirken.
Gilt die Zehn-Jahres-Frist auch für Rechnungen und andere Praxisunterlagen?
Nein, das sind zwei getrennte Fristen. Die Zehn-Jahres-Frist aus § 630f BGB betrifft die Patientenakte. Geschäftsunterlagen wie Rechnungen fallen unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 3 AO, die für Buchungsbelege seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 2025 acht statt zehn Jahre beträgt.
