Praxisgründung als Psychotherapeut:in 2026: Leitfaden

Die kurze Antwort

Eine eigene Praxis können Sie mit der Approbation allein als Privatpraxis eröffnen, schnell und ohne weitere Genehmigung, aber beschränkt auf Privatversicherte und Selbstzahler:innen. Für gesetzlich Versicherte brauchen Sie zusätzlich den Fachkundenachweis beziehungsweise, bei einer Approbation nach der Ausbildungsreform von 2020, die Weiterbildung, sowie die Kassenzulassung, deren Zugang schwerer und oft teuer ist. Pflicht sind in jedem Fall Kammermitgliedschaft, Anmeldung beim Finanzamt als Freiberufler:in und Berufshaftpflicht. Eine seriöse Pauschalzahl für die Kosten gibt es nicht. Eine Auswertung von apoBank und Zi nennt für psychiatrische oder psychotherapeutische Einzelpraxen rund 62.000 Euro Gesamtinvestition, davon rund 45.000 Euro für die Praxisübernahme. Stand dieses Beitrags: 25. August 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

Die eigene Praxis zu eröffnen ist für viele der Moment, in dem aus der Ausbildung ein Beruf wird. Neben der therapeutischen Arbeit kommt dabei eine zweite Aufgabe hinzu: eine kleine Selbstständigkeit zu führen. Dieser Leitfaden ordnet die Schritte, die für eine psychotherapeutische Praxis wirklich zählen, von der ersten Weichenstellung über die Voraussetzungen bis zu den rechtlichen Pflichten und einer ehrlichen Kostenorientierung. Kammervorgaben, Förderkonditionen und Fristen unterscheiden sich je nach Bundesland und ändern sich, deshalb gehört vor jeder verbindlichen Entscheidung der Blick in die eigene Landeskammer und zu den zuständigen Stellen dazu.

Die eine Entscheidung, die alles andere prägt

Bevor es um Räume, Technik oder Versicherungen geht, steht eine Frage, die fast alles Weitere bestimmt: Privatpraxis oder Kassensitz. An ihr hängen der Starttermin, das Budget, der Patient:innenkreis und ein gutes Stück Ihrer Arbeitsweise. Es lohnt sich, sie bewusst zu treffen.

Eine Privatpraxis können Sie allein mit der Approbation eröffnen, ohne auf eine weitere Genehmigung zu warten. Das ist der schnelle, flexible Weg. Sie wählen Verfahren und Behandlungsdauer frei, rechnen direkt mit den Patient:innen ab und erzielen in der Regel höhere Stundensätze. Der Preis dafür: Ihr Kreis beschränkt sich auf Privatversicherte und Selbstzahler:innen, und Sie sind selbst dafür verantwortlich, ihn aufzubauen. Bis ein tragender Stamm steht, vergehen Monate.

Ein Kassensitz, also die Zulassung als Vertragspsychotherapeut:in, öffnet den weit größeren Kreis der gesetzlich Versicherten, rund 88 Prozent der Bevölkerung (KBV, Stand 2023). Das bringt planbarere Auslastung und Vergütung. Der Zugang ist allerdings deutlich schwerer. Nach Angaben der DPtV ist für die Psychotherapie flächendeckend eine Überversorgung ausgewiesen, nur selten werden Planungsbereiche geöffnet. Meist kommt deshalb nur die Übernahme einer bestehenden Vertragspraxis infrage: Die Kassenärztliche Vereinigung schreibt den frei werdenden Sitz aus, der Zulassungsausschuss wählt aus den Bewerbungen aus. Ein solcher Sitz kann erheblich kosten, die Vorgaben zu Dokumentation und Abrechnung sind strenger.

Im direkten Vergleich zeigen sich die Unterschiede so:

Viele Kolleg:innen müssen sich gar nicht entscheiden, sondern verbinden beides. Sie starten privat, sammeln Erfahrung und erste Einnahmen, bauen einen Namen auf und bewerben sich parallel um einen Sitz. Der spätere Wechsel fällt leichter als das bloße Warten. Auch ohne eigenen Kassensitz erreichen Sie gesetzlich Versicherte im Einzelfall über das Kostenerstattungsverfahren nach § 13 Absatz 3 SGB V, das im Beitrag Kostenerstattung nach § 13.3 eigens erklärt wird.

Was Sie mitbringen müssen

Die Grundlage jeder eigenen Praxis ist die Approbation, die staatliche Erlaubnis zur Ausübung der Heilkunde. Sie gilt bundesweit, gleich in welchem Bundesland Sie sie erworben haben. Mit ihr allein dürfen Sie eine Privatpraxis führen und Privatversicherte sowie Selbstzahler:innen behandeln. Für gesetzlich Versicherte auf Kassenkosten brauchen Sie zusätzlich die Zulassung.

Sobald Sie berufstätig werden, sind Sie Pflichtmitglied der Psychotherapeutenkammer Ihres Bundeslandes. Das ist keine Option. Die Kammer regelt das Berufsrecht, von der Berufsordnung über Fortbildungspflichten bis zu den Anforderungen an Werbung und Praxisräume. Vieles, was in diesem Text nur im Überblick steht, hat dort seine konkrete, landesspezifische Quelle. Die eigene Berufsordnung früh zu lesen, erspart später Rückfragen.

Wer mit den gesetzlichen Kassen abrechnen will, braucht außerdem den Fachkundenachweis. Er bescheinigt die Vertiefung in einem anerkannten Richtlinienverfahren, also in analytischer, tiefenpsychologisch fundierter, verhaltenstherapeutischer oder systemischer Psychotherapie. Er gilt für Psychotherapeut:innen, die ihre Approbation nach dem bis zum 31. August 2020 geltenden Recht erworben haben. Wer die Approbation nach der Ausbildungsreform von 2020 erhält, braucht stattdessen den erfolgreichen Abschluss der mindestens fünfjährigen Weiterbildung in einem vom Gemeinsamen Bundesausschuss anerkannten Behandlungsverfahren. Zusammen mit der Approbation ist der jeweilige Nachweis die Voraussetzung für die Eintragung in das Arztregister bei der Kassenärztlichen Vereinigung, geregelt in § 95c SGB V. Erst diese Eintragung öffnet das Zulassungsverfahren.

Anmeldung, Haftpflicht und Technik

Was muss ich beim Finanzamt anmelden und wie wichtig ist die Berufshaftpflicht?

Zwei rechtliche Schritte stehen unabhängig vom gewählten Modell an: die Anmeldung beim Finanzamt und der Abschluss einer Berufshaftpflicht. Approbierte Psychotherapeut:innen üben einen Heilberuf nach § 18 EStG aus und sind damit in der Regel freiberuflich tätig, nicht gewerblich. Das spart die Gewerbesteuer, erlaubt die einfache Einnahmenüberschussrechnung und erspart die Pflichtmitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer. Sie erhalten eine Steuernummer und geben fortan regelmäßig Steuererklärungen ab. Den steuerlichen Rahmen einmal früh mit einer Steuerberatung zu klären, ist die Mühe wert.

Die Berufshaftpflicht ist für selbstständige Psychotherapeut:innen berufsrechtlich vorgeschrieben, ihr Fehlen kein Versäumnis, sondern ein Berufsrechtsverstoß. Die Berufsordnungen der Landeskammern verpflichten alle Mitglieder allgemein zu einer hinreichenden Absicherung gegen Haftpflichtansprüche aus der beruflichen Tätigkeit (vgl. etwa die Berufsordnung der Psychotherapeutenkammer Berlin, Stand 12.07.2023). Bevor Sie die erste Sitzung halten, sollte die Police stehen. Achten Sie auf den Einschluss der angebotenen Verfahren samt Videosprechstunde und auf eine Nachhaftung für die Zeit nach einer späteren Praxisaufgabe.

Für Vertragspsychotherapeut:innen mit Kassensitz kommt eine gesetzliche Mindestversicherungssumme hinzu (§ 95e SGB V). Sie beträgt drei Millionen Euro für Personen- und Sachschäden je Versicherungsfall. Die Jahresleistung des Versicherers darf nicht auf weniger als das Doppelte dieser Summe begrenzt werden, also nicht unter sechs Millionen Euro. Für Praxen mit angestellten Psychotherapeut:innen, für Berufsausübungsgemeinschaften und für medizinische Versorgungszentren gelten fünf Millionen Euro je Versicherungsfall und mindestens das Dreifache im Jahr. Den Nachweis verlangt der Zulassungsausschuss, unter anderem bei der Antragstellung auf Zulassung.

Brauche ich für die Praxis eine Telematikinfrastruktur (TI)?

Die Telematikinfrastruktur betrifft nur, wer einen Kassensitz hat. Praxen, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, müssen die Versichertenstammdaten online prüfen und dafür an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein (§ 291b SGB V). Für Psychotherapeut:innen gilt diese Vorschrift entsprechend (§ 72 Absatz 1 SGB V). Ohne Anschluss kürzt die Kassenärztliche Vereinigung das Honorar pauschal. Praktische Hinweise zu Komponenten und Anwendungen bündelt die KBV. Wer privat startet, kann die Anbindung zunächst beiseitelassen. Bei einem späteren Sitz wird die Anbindung samt Kartenterminal, Heilberufsausweis und passender Software dann zur Voraussetzung. Weil sich die technischen Komponenten weiterentwickeln, klären Sie den aktuellen Stand und die anrechenbaren Pauschalen am besten über Ihre Kassenärztliche Vereinigung.

Was vor der ersten Sitzung tatsächlich erledigt sein muss, lässt sich knapp fassen:

Was es kostet

Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht. Was die Gründung kostet, hängt vom Standort und Mietniveau ab, vom Ausstattungsanspruch, von der Praxisgröße und davon, ob Sie neu einrichten oder eine bestehende Praxis übernehmen. Eine belastbare Orientierung liefert die gemeinsame Auswertung von apoBank und Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung (Zi) zu ärztlichen Existenzgründungen 2022 und 2023 (apoBank/Zi, 28.10.2024). Für die Niederlassung in einer psychiatrischen oder psychotherapeutischen Einzelpraxis lagen die Gesamtinvestitionen dort im Schnitt bei rund 62.000 Euro. Davon entfielen rund 45.000 Euro auf die Praxisübernahme, der Rest auf Ausstattung und Modernisierung.

Die Auswertung betrachtet ärztliche Existenzgründungen in der vertragsärztlichen Versorgung und dient deshalb nur als grobe Orientierung. Die apoBank begründet die vergleichsweise niedrigen Summen damit, dass solche Praxen ohne kostenintensive Medizintechnik auskommen und kleinere Räume brauchen. Eine reine Neugründung ohne Praxisübernahme fällt meist günstiger aus, weil kein Kaufpreis für Patient:innenstamm oder Kassensitz anfällt. Holen Sie für Ihren Fall konkrete Angebote ein, statt mit einer geratenen Summe zu planen.

Der Übernahmepreis einer bestehenden Praxis ist ein eigener Posten, in der genannten Auswertung im Schnitt rund 45.000 Euro. Er bildet die Übernahme insgesamt ab, nicht allein den Kassensitz, fällt regional sehr unterschiedlich aus und liegt in Großstädten oft deutlich höher. Wichtiger als die einmalige Einrichtung sind die laufenden Kosten: Miete, Versicherungen, Software, Fortbildung. Sie laufen ab dem ersten Tag, während die Auslastung erst wächst. Dafür braucht es einen finanziellen Puffer. Für die Finanzierung kommen meist Eigenkapital und ein Bankkredit zusammen; spezialisierte Häuser wie die apoBank und Förderprogramme der KfW kennen die Besonderheiten der Heilberufe. Welche Konditionen Sie am Ende erhalten, entscheidet vor allem ein nachvollziehbarer Plan.

Im Überblick:

Verwaltung, Dokumentation und Datenschutz

Als Psychotherapeut:in verarbeiten Sie besonders sensible Gesundheitsdaten, und die Schweigepflicht reicht bis in jede Notiz. Das stellt Anforderungen, die über guten Willen hinausgehen: verschlüsselte Speicherung, sichere Zugänge, dokumentierte Einwilligungen und Auftragsverarbeitungsverträge mit jedem Dienstleister, dessen Software Sie nutzen. Was DSGVO und die strafbewehrte Schweigepflicht beim Einsatz digitaler Tools konkret verlangen, ordnen wir im Beitrag DSGVO und Schweigepflicht bei digitalen Tools ein. Datenschutz ist hier kein Formalismus, sondern Teil der therapeutischen Beziehung.

Die Praxissoftware ist dabei das organisatorische Rückgrat für Termine, Patient:innenverwaltung, Dokumentation und Abrechnung. Eine Lösung wie clarathy bündelt diese Aufgaben an einem Ort, statt mehrere Werkzeuge nebeneinander zu betreiben. Worauf es bei der Therapiedokumentation rechtlich ankommt und wo der Aufwand wirklich entsteht, behandeln wir gesondert. Und wenn KI ins Spiel kommt, lohnt der genaue Blick darauf, was sie verarbeitet und was nicht; wo die Grenzen liegen, ordnen wir im Beitrag KI in der Therapie ein.

Checkliste für die Praxisgründung

Wer die Schritte in der richtigen Reihenfolge angeht, verliert nichts aus dem Blick. Diese Übersicht fasst zusammen, was vor der ersten Sitzung stehen sollte:

• Approbation liegt vor, bei geplanter Kassenabrechnung zusätzlich Fachkundenachweis oder abgeschlossene Weiterbildung und der Eintrag in das Arztregister.
• Grundsatzentscheidung getroffen: Privatpraxis, Kassensitz oder beides nacheinander.
• Kammermitgliedschaft angemeldet und die eigene Berufsordnung gelesen.
• Finanzamt als Freiberufler:in angemeldet, den steuerlichen Rahmen früh mit einer Beratung geklärt.
• Berufshaftpflicht abgeschlossen, mit ausreichender Deckung und Einschluss aller angebotenen Verfahren.
• Praxisräume gefunden, die der Berufsordnung genügen: von der Wohnung getrennt, mit diskretem Wartebereich.
• Finanzierung steht, mit einem Puffer für die Monate, in denen die Kosten schon laufen und die Auslastung erst wächst.
• Praxissoftware und Dokumentation eingerichtet, DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsverträgen für jeden Dienstleister.
• TI-Anbindung vorbereitet, sofern ein Kassensitz geplant ist.

Den letzten Punkt, Dokumentation und Verwaltung, nimmt clarathy Ihnen ab: Termine, Patient:innenverwaltung und eine DSGVO-konforme, KI-gestützte Dokumentation an einem Ort. Der Zugang läuft über eine kurze Verifizierung, mit der wir sicherstellen, dass nur approbierte Psychotherapeut:innen und Heilpraktiker:innen für Psychotherapie die Software nutzen.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Kassenzulassung, oder reicht eine Privatpraxis?

Das hängt von Ihren Zielen ab. Die Privatpraxis startet schneller und arbeitet flexibler, erreicht aber einen kleineren Kreis. Die Kassenzulassung bringt planbarere Auslastung, dafür mehr Regulierung und einen teureren, oft langwierigen Zugang. Ein verbreiteter Weg ist, privat zu starten und sich parallel um einen Sitz zu bemühen.

Wie lange dauert es, bis eine Privatpraxis kostendeckend läuft?

Das variiert stark nach Netzwerk, Standort, Sichtbarkeit und Spezialisierung, verlässliche Pauschalzahlen gibt es nicht. Sicher ist nur, dass es Monate dauert, in denen die Kosten schon laufen, während die Auslastung erst wächst. Planen Sie diese Phase finanziell ein.

Was muss ich bei der Abrechnung beachten?

Bei Privatpatient:innen rechnen Sie über eine eigene Rechnung ab. Maßgeblich ist die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), die für approbierte Psychologische Psychotherapeut:innen sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut:innen analog angewendet wird; die Patient:innen reichen die Rechnung bei ihrer Versicherung ein. Details dazu stehen im Beitrag Privatpraxis-Abrechnung nach GOÄ. Bei gesetzlich Versicherten rechnen Sie quartalsweise über die Kassenärztliche Vereinigung nach dem Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) ab und beachten die Genehmigungsverfahren.

Welche Versicherungen brauche ich als selbstständige:r Psychotherapeut:in?

Pflicht ist die Berufshaftpflicht, dazu die Absicherung in Kranken- und gegebenenfalls Rentenversicherung nach Ihrer persönlichen Situation. Sinnvoll, aber freiwillig sind je nach Lage eine Berufsunfähigkeits-, eine Praxisausfall- oder eine Rechtsschutzversicherung. Den konkreten Bedarf klärt am besten eine unabhängige Beratung.

Kann ich eine Praxis eröffnen, während ich noch angestellt bin?

Grundsätzlich ist eine Nebentätigkeit möglich. Prüfen Sie aber Ihren Arbeitsvertrag auf Nebentätigkeitsklauseln oder Genehmigungspflichten und informieren Sie Ihren Arbeitgeber. Bedenken Sie zudem die Doppelbelastung, die in der Anfangsphase erheblich sein kann.

Was gehört auf die Checkliste für die Praxisgründung?

Auf die Checkliste gehören die Approbation, bei Kassenabrechnung zusätzlich Fachkundenachweis oder Weiterbildung sowie Registereintrag, und die Grundsatzentscheidung zwischen Privatpraxis und Kassensitz. Dazu kommen die Kammermitgliedschaft, die Anmeldung beim Finanzamt als Freiberufler:in, eine Berufshaftpflicht mit ausreichender Deckung und Praxisräume nach Berufsordnung. Ergänzt wird das durch eine tragfähige Finanzierung mit Puffer sowie eine DSGVO-konforme Praxissoftware für Dokumentation und Verwaltung. Bei geplantem Kassensitz kommt die TI-Anbindung hinzu.

Fazit

Die Gründung einer psychotherapeutischen Praxis ist weniger ein großer Schritt als eine Reihe geordneter kleiner. Die wichtigsten Weichen stehen früh: das Modell, die Finanzierung, der Standort. Der Rest ist solide Vorbereitung, von der Berufshaftpflicht bis zur Software. Wer in der richtigen Reihenfolge vorgeht und einen Puffer einplant, schafft sich die Ruhe, um sich bald wieder auf das Eigentliche zu konzentrieren: die Arbeit mit den Patient:innen.

Die verbindlichen Details klären Sie in jedem Fall vorher, am besten direkt bei Ihrer Landeskammer, der Kassenärztlichen Vereinigung und einer Steuerberatung. Dieser Leitfaden ersetzt diese Auskünfte nicht, er ordnet das Feld, in dem Sie sie einholen.